برآورد هزینه اجاره و اجرا و ساخت غرفه نمایشگاهی

برآورد هزینه اجاره و اجرا و ساخت غرفه نمایشگاهی

غرفه سازی حضور در نمایشگاهها و کسب  فواید از نمایشگاهها یکی از مواردی است که خیلی از شرکتها و صاحبان کسب و کار به آن میل داشته و به استفاده از فواید آن می اندیشند اما قبل از حضور و اجاره غرفه نمایشگاهی بهتر است که صاحبان کشب و کارها و مشاغل تجاری نسبت به برآورد هزینه های حضور در نمایشگاهها از جمله طراحی غرفه نمایشگاهی , ساخت غرفه نمایشگاهی , اجاره تجهیزات نمایشگاهی و در مجوع قیمت غرفه سازی و برآورد هزینه اجاره و اجرا و ساخت غرفه نمایشگاهی خود اقدام نموده.

تامل و برنامه ریزی قبلی نسبت به این مهم اقدام نمایند چرا که غرفه سازی نمایشگاهی خارج از هزینه های طراحی غرفه و ساخت غرفه نمایشگاهی دارای هزینه های جانبی دیگری از جمله تدارکات قبل از حضور در نمایشگاهها و هزینه های زمان اجرای غرفه نمایشگاهی می باشد که در شرایط اقتصادی کنونی و شاید بتوان گفت شرایط بد اقتصادی پایدار و سایه افکنده بر کسب و کارهای کشور ما بهترین گزینه برای حضور در نمایشگاهها بررسی و برنامه اقتصادی قبل از حضور می باشد.

شاید بتوان گفت یکی از گزینه های موجود برای برنامه ریزی و محاسبه قیمت ساخت غرفه و حضور در غرفه نمایشگاهی قبل از حضور در نمایشگاهها تفکر بر روی غرفه سازی ارزان در شرایط خاص کنونی است به هر حال جهت بررسی و برآورد هزینه اجاره و اجرا و ساخت غرفه نمایشگاهی موارد و آیتمهایی وجود دارد که در این مقاله به آن میپردازیم .

برنامه ریزی و تامین بودجه 

این مرحله گاه لازم است قبل از مرحله قبلى انجام شود، چراکه برآورد هزینه شرکت در نمایشگاه به‌ویژه براى شرکت‌هائى که براى اولین‌ بار مى‌خواهند در نمایشگاه حضور یابند و یا شرکت‌هائى که از بنیه مالى خوبى برخوردار نیستند خود عامل مهمى جهت تصمیم‌گیرى است.

گاهى ممکن است مدیریت تشخیص دهد که با توجه به هزینه بالاى نمایشگاه، بهتر است گزینه دیگرى جهت بازاریابى و تبلیغات انتخاب شود. در ضمن میزان هزینه از لحاظ محل تأمین اعتبار آن اهمیت دارد. گو اینکه این مبلغ باید از محل بودجه تبلیغات برداشت شود.

از طرف دیگر تعیین میزان بودجه، تعیین‌کننده حدود اختیارات و توان لازم جهت اجاره غرفه و خرید خدمات گوناگون از برگزارکننده نیز مى‌باشد. آگاهى از تعرفه‌هاى نمایشگاه که معمولاً در فرم درخواست مشارکت آن نمایشگاه درج مى‌شود و نحوه محاسبه و برآورد هزینه شرکت در نمایشگاه در این مرحله ضرورت دارد.

هزینه اجاره غرفه نمایشگاهی

اصلی ترین هزینه و شاید یکی از هزینه های اصلی که شما می بایست برای حضور در یک نمایشگاه چه داخلی و چه خارجی پرداخت کنید، هزینه اجاره غرفه نمایشگاه می باشد که این هزینه معمولا به به ستاد نمایشگاهی از جانب شرکت کننده غرفه نمایشگاهی پرداخت می شود. هزینه های مربوط به طراحی غرفه  و ساخت غرفه نیز زیاد است که در مواردی در جایگاه دوم  و در مواردی نیز در جایگاه نخست قرار می گیرند. با وجود این که هزینه اجاره غرفه زیاد است، اما یک مزیت بسیار خوب نسبت به سایر هزینه ها دارد و آن ثابت بودن و مشخص بودن این مقدار هزینه می باشد که کار را برای حضور در نمایشگاه آسان می کند. به طوری که شما دیگر نگران جابجایی یا کم و زیاد شدن این هزینه به مانند هزینه غرفه سازی  نیستید و می توانید یک برنامه دقیق و منظم برای حضور در نمایشگاه داشته باشید. در زمینه هزینه اجاره غرفه نمایشگاهی داشته باشید . حضور در نمایشگاهها هزینه های جانبی دیگیری مانند تهیه کاتالوگ و بروشور و تبلیغات چاپی را نیز با خود همراه خواهد داشت .

غرفه سازی – غرفه سازی نمایشگاهی – غرفه سازی نمایشگاه

هزینه  طراحی غرفه و ساخت غرفه نمایشگاهی

حضور در نمایشگاه‌ها یکی از الزامات و شاید چالش شرکت‌های مشارکت کننده/غرفه‌ دار در نمایشگاه می باشد. زیرا از سویی هم تعداد نمایشگاه ها زیاد است و هم هزینه های حضور و اجاره  غرفه نمایشگاه صرفاً مبحث غرفه سازی را شامل نمی شود. حضور در نمایشگاه مستلزم ثبت نام و اجاره محل غرفه از ستاد برگزاری، امور مرتبط به غرفه سازی نمایشگاهی ، تبلیغات و یا دعوت‌نامه ها، هزینه حق مأموریت پرسنل، هزینه یونیفرم و یا لباسهای متحدالشکل، آماده سازی و یا سفارشی سازی محصولات مورد نمایش در غرفه، عکاسی صنعتی و تبلیغاتی، طراحی و چاپ بروشور، کاتالوگ، لایت باکس‌ها و مواردی از این قبیل، آماده سازی هدایای تبلیغاتی، هزینه ایاب و ذهاب نفرات غرفه دار، موارد مرتبط به تشریفات و پذیرایی و سایر هزینه های متفرقه را شامل می شود.

هزینه حمل و نقل و تامین کالاهای مورد نیاز

هزینه دیگری که شما می بایست آن را پرداخت کنید و تقریبا نمی توان از آن چشم پوشی کرد، هزینه های مربوط به حمل و نقل کالاها و تامین کالاها و محصولات می باشد. البته مورد دوم در واقع هزینه موقتی محسوب می شود؛ چرا که با فروش کالاها، آن میزان پول به شما برگردانده می شود. اما برای جابجایی کالاها و وسایل می بایست سایر هزینه ها را پرداخت نمایید که بسته به شرایط مختلف این مقدار می تواند کم یا زیاد شود.البته برای برخی از نمایشگاهها شما میتوانید این هزینه ها را در لیست خود قرار ندهید مانند همایشها و نمایشگاه هایی که شما نیازی به نمایش محصولات خود به مشتریان ندارید

هزینه تبلیغات، کارکنان و دیگر هزینه ها

تبلیغات به برندسازی شما و قدرت شما در نمایشگاه کمک بسیار زیادی می کند، پس لازم است هزینه ای را برای آن اختصاص دهید تا بیش از پیش از حضور خود در نمایشگاه بهره مند شوید. همچنین هزینه های استقرار در نمایشگاه و کارکنان نیز باید پرداخت شوند و همچنین هزینه های پذیرایی و نگهداری پرسنل در محیط و زمان برگذاری نمایشگاه که می بایست این هزینه ها را نیز در لیست خود قرار دهید. اما هزینه های دیگری نیز هستند که شاید گاهی احتیاجی نباشد آنها را پرداخت کنید و شاید گاهی مجبور شوید. برای مثال اگر در یک نمایشگاه بین المللی شرکت می کنید، شما باید هزینه هایی را نیز برای سفر به یک کشور خارجی و دریافت ویزا پرداخت نمایید. همچنین از شما هزینه ای برای ثبت نام در نمایشگاه دریافت می شود که باید برای آن نیز برنامه ریزی صحیحی داشته باشید.

غرفه سازی نمایشگاه تهران – غرفه سازی در تهران

هزینه میز و صندلی و تجهیزات دکوراتیو:

در غرفه سازی، استفاده از مبلمان و میزعسلی قسمت VIP، میز کنفرانسی و صندلی، میز و صندلی CIP، صندلی جکدار پشت کانتر و پشت میز بار، شیشه سکوریت، لوسترهای دکوراتیو و تزئینی، لامپهای دکوراتیو و ادیسونی، آبسردکن/آبگرمکن، آبسردکن یخچالدار، یخچال، کتری برقی، چایساز، سماور، استند کاتالوگ، LDC و یا LED، تلویزیون شهری، ویدئووال، کولر و یا پنکه، میله های تشریفات، بسته به جنس، کیفیت، میزان نو بودن، رنگ سفید بودن و ابعاد در تلویزیون شهری در قیمت تأثیرگذار می‌باشند.

هزینه گل آرایی خاص:

در شرایط اقتصادی کنونی این مورد به شما پیشنهاد نمیشود ( البته این شرایط بد به وجود آمده ماننده فرصتی طلایی برای برخی کسب و کارها می باشد ) گل آرایی همواره سبب زیباتر شدن غرفه می شود و حالتی سرزنده و شاد به غرفه میدهد. نظر به گرم بودن و بسته بودن فضای سالنهای نمایشگاه و اغلب چهار روزه بودن آن، گل مورد استفاده این صنعت بیشتر لیلیوم و لیلیوم اورینتال می باشد. هر چه میزان و تراکم گل آرایی بیشتر باشد، هرچه متراژ رشته آن بالاتر باشد، هرچه میزان تعداد کپهای گل بیشتر باشد و یا اگر از دیوار سبز و یا گرین وال استفاده شود، یا از گلدانهای طبیعی زیبا استفاده شود، بسته به متراژ و تراکم آن سبب بالا رفتن قیمت تمام شده می باشد.

غرفه سازی ارزان – ساخت غرفه ارزان – غرفه سازی نمایشگاهی ارزان

تبلیغات مربوط به برگذاری 

قبل از برگزارى نمایشگاه باید امر تبلیغات به شکلى برنامه‌ریزى شده آغاز گردد. اگر قرار است از ماشین‌آلات، سالن‌هاى تولیدى و ساختمان ادارى عکس‌هاى صنعتى و معمولى گرفته شود و یا اینکه از فرآیند تولید فیلم تهیه شود باید از ماه‌ها قبل شروع به اقدام نمود. همچنین براى تجدید چاپ کاتالوگ‌ها و بروشورهاى قبلى و یا چاپ بروشورهاى جدید نیز باید هرچه زودتر اقدام شود.

علاه بر لزوم درنظر گرفتن وقت کافى جهت تهیه عکس صنعتی، فیلم، اسلاید، تجدید چاپ کاتالوگ و بروشور، هدایاى تبلیغاتى و کارت دعوت نمایشگاه از ماه‌ها پیش از آغاز نمایشگاه باید مورد توجه واقع شود. در مورد ورود به کاتالوگ نمایشگاه و سیستم‌هاى اطلاعاتى که فرم آن براى درخواست‌کنندگان ارسال مى‌شود، نیز باید رعایت زمان بشود، چراکه کاتالوگ نمایشگاه هفته‌ها قبل از برگزارى نمایشگاه باید آماده شده باشد. توصیه مى‌شود در روز اول نمایشگاه نحوه ورود رقبا در سیستم اطلاعاتى نمایشگاه بررسى و به تناسب آن تغییراتى در اطلاعات مربوط به شرکت تقاضا شود.

برآورد قیمت طراحی و غرفه سازی نمایشگاهی

متریال و قیمت غرفه سازی نمایشگاهی

نوع متریال‌های قابل استفاده می‌تواند تنوع بالایی داشته باشد، از متریال‌های معمول قابل استفاده غرفه سازی نمایشگاهی در ایران نئوپان می‌باشد. اما از متریال‌های دیگری مانند MDF یا های‌گلس نیز استفاده می‌شود. که در قیمت غرفه سازی تاثیر گزار می‌باشد، از عوامل تاثیر گزار در قیمت غرفه سازی نمایشگاهی ابعاد غرفه می‌باشد هر چقدر که متراژ غرفه کوچکتر باشد قیمت غرفه نمایشگاهی بالاتر می‌رود. یعنی قیمت و متراژ رابطه عکسی با یکدیگر دارند زیرا تمام مراحلی که در یک غرفه سازی نمایشگاهی اهم از نجاری، برقکاری و نقاشی صورت می‌گیرد در یک غرفه سازی نمایشگاهی کوچک و بزرگ برابرند با یکدیگر و زمانی که یک پروژه ۱۲ متری را محاسبه می‌کنیم. به عنوان مثال برقکار که در یک پروژه معمول متری ۱۲ هزار تومان دریافت می‌کند در یک پروژه ۱۵ متری با تقریبا همان مقدار کار که پروژه ۱۰۰ متری دارد تنها مبلغ ۱۴۴ هزار تومان دریافت می‌کند. همین امر سبب تفاوت مبلغ می‌باشد.

 وضعیت لوگو در غرفه سازی نمایشگاهی

در حال حاضر برخی مشارکت‌کنندگان غرفه هایی انتخاب می‌کنند که طرح‌های سنگینی هستند و مصالح زیادی در آنها استفاده می‌شوند. اما در عین حال لوگوی شرکت را با یونولیت و استیکر چاپ و نصب می‌کنند. بهتر است در غرفه سازی از طرح‌های ساده‌تر با مصالح کمتر استفاده شود در ضمن نام شرکت و لوگوی شرکت به صورت چلنیوم و یا پلکسی باشد. به هدف درخشیدن در نمایشگاه می‌باشد نزدیکتر شوید، هزینه مصالحی که بعد از نمایشگاه دورریز می‌باشند را صرف خرید تابلوهای الکتریکی یا چلنیوم کنید که بعد از نمایشگاه در اختیار خودتان قرارگیرد و بازهم قابل استفاده هستند، نحوه اجرا و نیروهایی که غرفه ساز برای اجرا استفاده می‌کنند نیز در اجرای یک پروژه از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد. استفاده از نیروهای زبده و ماشین‌آلات و وسایل به روز هزینه هارا بالا میبرد و شرکتی می‌تواند نتیجه بهتری بگیرد که علاوه بر استفاده از نیروها وماشین آلات مناسب جهت ساخت غرفه نمایشگاهی هزینه مناسب‌تری داشته باشد. زیرا علاوه بر تمامی این مباحث که مطرح شد می‌توان از بهترین انواع مصالح استفاده کرد اما نهایتا غرفه نمایشگاهی کیفیت مناسبی در زمان اجرا نداشته باشد بنابراین لزوما نمی‌توان به شرکتی که قیمت کمتر از دیگران دارد فقط به همین دلیل اعتماد کرد در مبحث قیمت‌ها باید حد اعتدال رعایت شده باشد.

ساخت غرفه – ساخت غرفه نمایشگاهی – ساخت غرفه نمایشگاه 

برآورد قیمت غرفه سازی نمایشگاه

پیش از برآورد قیمت غرفه سازی نمایشگاه ابتدا باید مراحل ساخت غرفه نمایشگاهی را در نظر گرفت. این مراحل شامل اجاره فضای مورد نظر از شرکت برگزارکننده نمایشگاه، عقد قرارداد با شرکت ارائه دهنده خدمات طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی و پس از آن مراحلی که توسط شرکت پیمانکار غرفه سازی صورت می گیرد که شامل سفارش غرفه، آشنایی با مراحل مختلف غرفه سازی، طراحی غرفه نمایشگاهی و ارائه طرح غرفه متناسب با اهداف شرکت، آشنایی و انتخاب متریال مصرفی غرفه،  نوآوری در در طراحی غرفه نمایشگاهی ، ساخت غرفه، غرفه آرایی و اجرای غرفه نمایشگاهی ، پشتیبانی از غرفه و جمع آوری غرفه پس از اتمام  نمایشگاه خواهد بود.

یکی از بهترین روش هایی که شما می توانید در هنگام سفارش غرفه نمایشگاهی مد نظر قرار دهید این نکته است که بودجه خود را به شرکت طراح غرفه نمایشگاهی خود اعلام نمایید تا از همان ابتدا شرکت مجری، طرحهای اولیه را بر اساس متراژ و سپس بودجه شما ارائه نماید. این نکته بسیار مهم است که هزینه هر متر ساخت غرفه نمایشگاهی با استفاده از یک نوع متریال استاندارد در متراژهای بالاتر برای مثال بیش از ۵۰ متر کاهش می یابد در صورتیکه اگر شما همان متریال را در متراژهای کمتر از ۵۰ متر درخواست کنید باید هزینه بیشتری برای هر متر مربع ساخت و طراحی پرداخت نمایید. یعنی قیمت و متراژ رابطه عکسی با یکدیگر دارند و هم چنین  تمام مراحلی که در یک غرفه نمایشگاهی اهم از نجاری، برقکاری و نقاشی صورت می‌گیرد در ساخت یک غرفه نمایشگاهی کوچک و بزرگ برابرهستند.

طراحی غرفه – طراحی غرفه نمایشگاهی – طراحی غرفه نمایشگاه 

تاثیر متراژ در طراحی غرفه های نمایشگاهی

برای شرکت در نمایشگاه های مختلف نیاز است که براساس توجه به نیازها و اهداف تعیین شده متراژ های متفاوتی را بررسی کنید و هرکدام که مناسب تر با کسب و کارتان است را انتخاب کرده، با برنامه ریزی مناسب و پیش بینی های درست طبق شرایط و مقررات موجود در سایت های نمایشگاهی غرفه داران می توانند غرفه های بزرگتر و با زیربناهای بیشتری را طراحی کنند.

نکته ایی که در طراحی غرفه های نمایشگاهی جالب توجه است این می باشد که در سالن هایی با ارتفاع مناسب غرفه های دو طبقه یا همان نیم طبقه با ارتفاع مناسب به جذابیت غرفه کمک می کند و در کنار آن در بعضی از هزینه ها صرفه جویی می کند.همانطور که می دانید غرفه های با متراژ بالا نیز در زمان طراحی و ساخت هزینه کمتری را به خود اختصاص می دهد زیرا در بیشتر موارد متراژ بالا از هزینه ها می کاهد.

اگر بخواهیم قیمت غرفه سازی نمایشگاه را تفکیک کنیم به بخش ارزان، متوسط و گران تقسیم می شود، در حال حاضر غرفه های ارزان که با کیفیت و درجه بندی مناسبی ارائه نمی شود و در وضعیت اقتصادی امروزه کشورمان غرفه های گران نیز کاربرد بسیاری ندارد پس تنها غرفه هایی با هزینه متوسط باقی می ماند.

هزینه و قیمت غرفه های کمتر از ۴۰ متر از متری ۳۸۰ هزار تومان آغاز می شود. بیاد داشته باشید که هرچه غرفه شما وسعت و مساحت بیشتری داشته باشد در هزینه های ساخت غرفه شما صرفه جویی می شود.

طراحان و متخصصان مهندسی ساز با درک نیازهای غرفه داران و تلفیقی از خلاقیت خود سعی در ساخت غرفه های با هزینه متوسط و معقولانه داشته اند تا بتوانند رضایت کامل مشتری خود را تا سطح بالایی جذب نمایند.

قیمت غرفه سازی – قیمت ساخت غرفه – قیمت غرفه سازی نمایشگاه

اعلام بودجه در همان ابتدای کار به شرکت طراح و سازنده غرفه نمایشگاهی می تواند بسیار موثر باشد. با این روش طراحی مطابق با بودجه و متناسب با کسب و کار شما ارائه می گردد. میزان استفاده از متریال در غرفه نمایشگاهی، نوع متریال مورد استفاده و نحوه استفاده از آن هر کدام می تواند به صورت جداگانه عاملی برای تغییر قیمت های اساسی و قابل توجه در طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی شما باشد. به همین دلیل است که بهتر است قبل از طراحی بودجه در نظر گرفته شود و طبق بودجه شما طرح غرفه نمایشگاهی منحصر به کسب و کار شما ارائه گردد.

در ساخت غرفه های نمایشگاهی می توان از متریال های مختلفی نظیر نئوپان ،ام دی اف و انواع های گلس ها استفاده کرد که البته استفاده از هرکدام از این متریال ها می تواند در قیمت تاثیر گذار باشد.البته تمامی موارد گفته شده اگر تحت یک طرح بسیار نوآورانه و خلاقانه قرار گیرد می تواند با توجه به بودجه تعیین شده بسیار تاثیرگذار باشد و تمامی بازدیدکنندگان را به خود جلب کند، پس در نتیجه طراحی مناسب یک غرفه بیشترین سهم را در میزان اثربخشی یک غرفه دربرخواهد داشت.

با توجه به موارد فوق انتخاب هوشمندانه یک شرکت طراح و سازنده غرفه نمایشگاهی برای ساخت غرفه شما بسیار مهم و کلیدی است.شرکتی که بتواند با توجه به بودجه شما و با استفاده از تجارب خود، کسب و کار شما را با نمایی بسیار موثر و جذاب به بازدیدکنندگان معرفی کند و موجب شود که شما در مسیر موفقیت خود پیش روید و شرکت دریک رویداد نمایشگاهی بتواند بیشترین مقدار اثربخشی و کارآیی را برای کسب و کار شما به همراه داشته باشد.